Hoy en día es imposible concebir un programa de cumplimiento normativo que no incluya un canal de denuncias que permita a los usuarios alertar sobre prácticas o comportamientos irregulares en el seno de la organización.
En algunos casos existen razones legales (el artículo 31 bis del Código Penal en su número 5, obliga a habilitar cauces que permitan informar de posibles riesgos e incumplimientos al Compliance Officer), pero el motivo principal es que estos canales son una muestra del compromiso de la entidad con la “cultura de la legalidad”. Así lo han entendido la CNMV con el Código Unificado de Buen Gobierno de las Sociedades Cotizadas o Transparencia Internacional España, que los ha incluido en su propuesta de principios de transparencia en la actividad empresarial. En el mismo sentido se ha pronunciado la Fiscalía General del Estado para el ámbito penal ámbito penal.
En este sentido, el canal de denuncias abre una vía de acceso directo a una información cualitativamente valiosa debido a la vinculación que mantiene el usuario con la organización, que le otorga un conocimiento mayor y directo sobre sus prácticas y su personal.
Por otro lado, el canal de denuncias es un elemento clave para la mejora continua del sistema, ya que permite comprobar hasta qué punto es eficaz (o ineficaz) en la práctica su sistema de compliance, si el análisis de riesgos se realizó adecuadamente y si los controles están funcionando según lo previsto.
El elemento clave para la eficacia de un canal de denuncias es la confianza de los usuarios. La empresa debe asegurar que el procedimiento se tramitará con la máxima confidencialidad y que no sufrirán ningún tipo de represalias. También debe garantizarse que todas las denuncias, sin excepción, serán investigadas y tendrán consecuencias cuando se compruebe que, efectivamente, se estaban produciendo comportamientos irregulares. Asimismo, como forma de reforzar la credibilidad de su compromiso con la legalidad, la entidad puede optar por la externalización del canal.
Por otro lado, a la hora de configurar los elementos que determinan el funcionamiento del canal es recomendable adoptar una actitud abierta. De este modo, se puede incidir en la accesibilidad habilitando distintos medios de contacto o definir como usuarios no solamente a los empleados, sino también a terceros con algún tipo de interés, comercial o profesional, como pueden ser los proveedores.
Del mismo modo, pensamos que es acertado un enfoque positivo, centrado en dar cauce a la participación del personal (interno y externo) en los objetivos de compliance. En este sentido, es preferible no limitar las materias objeto de comunicación (penal y/o contable-financiero) y extender el uso del canal para cualquier obligación de cumplimiento normativo, así como admitir consultas y propuestas de mejora y no solamente denuncias en sentido estricto.
La configuración del canal de denuncias, el modo en que se tratan las cuestiones comentadas y otras, resultan determinantes que el compromiso de la entidad con la cultura de legalidad es auténtico. En D.A. DEFENSOR podemos asesorarle sobre el mejor modo de implantar un canal de denuncias en su organización o, si lo prefiere, asumir la gestión externa. Para más información, pinche aquí.
